Carreau parfait pour OBUT avec son nouvel ERP

Carreau parfait pour OBUT avec son nouvel ERP

15 / 10 / 2014

La boule de pétanque se porte bien. Elle s’exporte de mieux en mieux et se vend facilement désormais via Internet. Pour faire face à la croissance de l’entreprise, OBUT, numéro 1 mondial de la boule de pétanque dont l’usine est située près de Saint-Etienne, a mis en place l'ERP de WaveSoft, comprenant des modules CRM et WMS.

 

Leader incontesté de la boule de pétanque, OBUT se dote d'un ERP pour faire face à de nouveaux défis.

Chaque année, 2 millions de boules de la marque sortent de son unique usine, située à Saint-Bonnet-du-Château, une petite commune de la Loire, à 40 km de Saint-Etienne. Elles sont dans les mains des trois quarts des joueurs français et se lancent également en Europe et en Asie.

10% du chiffre d'affaires de l'entreprise créée dans les années 50 proviennent en effet de ses ventes à l'étranger, et Pierre Souvignet, son président, aimerait que cette part augmente jusqu'à 30% d'ici à 2020, tout en poursuivant la progression de ses parts de marché en France.

Pour faire face à l'ensemble de ces défis, le dirigeant a décidé, en 2012, de mettre en place l'ERP de WaveSoft.

 

Intégré par la société PSAI, le logiciel est opérationnel depuis mars 2013. Jusqu'alors, de la production à l'expédition, en passant par le service commercial, la comptabilité et les ressources humaines, l'entreprise était gérée par silo, et chaque canal de distribution avait son système d'information.

Désormais, tout est centralisé, quelle que soit l'origine de la commande, qu'elle vienne d'un particulier ou d'un distributeur.

«Entre la concurrence chinoise émergente et la grande distribution qui se recentre sur l’agroalimentaire – 60% de nos produits étaient auparavant vendus par ces enseignes, il n'y en a plus que 30% aujourd'hui – nous avons entamé il y a plusieurs années une diversification de nos canaux de distribution, explique Pierre Souvignet.

 

20% de nos ventes viennent des commandes passées sur notre site Internet, 30% proviennent de nos trois boutiques en propre et des ventes sur le terrain.

Les 50% restantes se font chez les distributeurs spécialisés comme Décathlon, GoSport

ou encore Intersport». Et pour faire vivre ses canaux, le président a estimé l'ancien système d'informations dépassé.

«Il nous fallait un seul et même outil pour répondre à tous nos besoins, ce que l'ancien système ne pouvait pas faire. Nous avons alors fait appel à l'intégrateur PSAI, qui travaille principalement dans la région et avec qui nous avions déjà été en contact auparavant».

 

 

Pas d’accompagnement au changement pour la logistique

Pour la partie logistique trois circuits coexistaient dans l’entrepôt l'un pour le B to B, un autre pour le B to C et un troisième pour Décathlon qui exige son propre système d’étiquetage. Si un accompagnement au changement a été nécessaire pour tous les autres services de l'entreprise, la trentaine d’opérateurs en charge de la préparation de commandes et des expéditions se sont habitués en très peu de temps à la nouvelle organisation.

Le célèbre « papier-crayon » a été remplacé par des terminaux mobiles, leur permettant d’expédier aux particuliers (un tiers des commandes) et aux distributeurs, les 20 à 300 colis quotidiens, constitués de 1 à 8 jeux de trois boules, en moins de temps, avec moins de risque d'erreurs… et avec moins de fatigue, puisque chaque «triplette pèse en moyenne 23 kg.

 

Aujourd'hui, il suffit de scanner le bon de préparation, puis chaque ligne de ce bon et d'aller à l’emplacement indiqué sur le terminal et de scanner le code-barres apposé sur le rayonnage. L'inventaire se fait ainsi en temps réel, sans besoin d’aller saisir les informations dans le système informatique, permettant à la production de se caler immédiatement, évitant les ruptures de stock temporaire et des délais de livraison plus importants.

Environ 8 000 références de boules, correspondant à des diamètres, des poids et des stries différentes sont stockées sur la moitié du site de 12 000 m2. « Toutes les références du catalogue ne sont pas stockées, explique Julien Lacour, le technicien de production nouvellement embauché par OBUT, à l’occasion de la mise en place de l’ERP. Certaines sont fabriquées à la commande car peu demandées et d’autres, au succès confirmé, sont toujours en plusieurs exemplaires dans les rayonnages ».

 

Avec le module Kheos Packing de WaveSoft, comprenant un WMS, toutes les commandes sont centralisées et préparées au même endroit.

Une fois la commande préparée, le bon de transport est édité automatiquement au poste d’emballage grâce au TMS de Logtimum intégré par PSAI, pour une livraison assurée par Gïlissimo et Chronopost quand le destinataire est un particulier, par Heppner lorsque le colis pèse plus de 30 kg et par GLS lorsqu'il pèse moins. Le transporteur Afrac Services s'occupe lui des gros volumes, et charge des camions complets.

Certains particuliers demandent de plus une personnalisation de leur jeu, et dans ce cas, avant l’expédition, les boules font un détour par l’atelier de personnalisation où elles sont gravées sur le modèle communiqué par le client.

 

 

Bientôt un site B to B pour développer les ventes à l’étranger

La mise en place de l’ERP de WaveSoft, avec un module de CRM (Customer Relationship Management) intégré permet donc également de mieux identifier les besoins des clients, de planifier la production plus en amont, et avec une édition automatique des documents nécessaires, du bon de commande au bon de transport, en passant par la facturation. OBUT compte aujourd'hui 8 000 revendeurs et 250 000 particuliers dans sa base de données. Avec une croissance estimée à 7% par an pour le chiffre d’affaire global, avec 15 à 20% pour le seul e-commerce, la mise à plat informatique était devenue urgente. « Nous avons maintenant une vision globale d’information qui étaient avant éparpillées dans tous nos services », se réjouit Pierre Souvignet. Le logiciel a de plus donné quelques idées supplémentaires au dirigeant pour développer son activité à l’étranger.

Avec ses 110 employés, OBUT reste une PME familiale qui aurait du mal à implanter une succursale dans chacune des 15 régions du monde où elle vend ses produits. Aujourd'hui encore, les revendeurs de la marque basés en Europe et en Asie passent commande auprès de l’entreprise, par téléphone, par mail, ou par courrier.

Demain, grâce au nouvel ERP et à la centralisation des données, un site B to B leur sera dédié leur permettant de se réapprovisionner plus rapidement et plus facilement, puisque toutes les règles de gestion, tarifaire, de transports, de délais de livraison, sont préétablies dans le système. « Cela nous permet également de savoir immédiatement si le distributeur a payé sa précédente commande », ajoute Eliane Courtinel, responsable informatique d’OBUT.

« En  B to C, c'est plus simple, puisque les produits sont payés dès la commande avant». Pour toutes les commandes, OBUT est désormais capable de livrer en J +1 pour un ordre donné avant midi. Depuis la mise en place de l’ERP et de ses modules, CRM et WMS, les effectifs de l’entreprise se sont stabilisés, permettant d’embaucher en CDI des CDD et de réduire l’appel à l’intérim  en période de pic saisonnier, entre mars et juillet. Entre les infrastructures logicielles installées, la formation des équipes, l’accompagnement, et les licences, le projet aura coûté 250 000€ à OBUT.

 

Le dirigeant ne manquera pas de continuer à amortir cet investissement en développant encore de nouveaux canaux de distribution, comme le « click and collect », permettant de passer sa commande en ligne et de retirer la marchandise dans les magasins, déjà en projet.

 

 Article de Éloïse Leydier

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