OBUT transforme son SI en s'appuyant sur l'ERP WaveSoft

OBUT transforme son SI en s'appuyant sur l'ERP WaveSoft

03 / 10 / 2014

Acteur majeur dans le domaine de la boule de pétanque, OBUT a modernisé son système d'information pour mieux réagir aux évolutions du marché. Remplaçant un ensemble d'applications dédiées, l'ERP Wavesoft lui fournit un outil informatique centralisé, cohérent et évolutif.

 

OBUT est une entreprise familiale spécialisée dans la fabrication des boules de pétanque. Employant 110 personnes, son chiffre d'affaires progresse chaque année de 5 à 7 %. En 2013, il a atteint 16 M€. Principal fabricant d'un secteur dont le marché mondial s'élève à 25 M€, toute sa fabrication s'effectue à Saint-Bonnet-le-Château (Loire), où la société a débuté ses activités à la fin des années 50.

 

Les boules sont fabriquées soit à partir de plaques, soit à partir de barres d'acier. La fabrication à partir des barres débute par un découpage en "lopins". Chacun d'entre eux est transformé par forgeage en disque puis en coquille. L'assemblage et la soudure de deux coquilles forment une boule qui est ensuite tournée, marquée, trempée, polie et éventuellement chromée. Environ 10 000 références de boules sont disponibles en fonction de la qualité de l'acier, du poids, du diamètre, des stries... certaines d'entre elles étant produites en grandes quantités, d'autres n'étant réalisées qu'à la commande. On distingue les boules de compétition des boules de loisir, mais des normes s'appliquent aux deux catégories.

 

La commercialisation des produits d'OBUT s'effectue par de nombreux canaux : grande distribution, distribution spécialisée, magasins de sport, vente par correspondance et en ligne, sites marchands, boutiques en propre, camions. Leur poids respectif évolue dans le temps, les nouveaux canaux prenant de plus en plus d'importance. En 2014, la grande distribution, après avoir représenté 60 % des ventes, n'en représente plus qu'environ 30 %, la distribution spécialisée en sport atteint 50 % et les 20 % restants se répartissent entre la vente directe aux particuliers à travers les trois boutiques, les camions sur le terrain et la vente en ligne. La part de l'export s'élève à 10 % des ventes, principalement en Europe (Scandinavie, Italie, Espagne) et en Asie (surtout en Thaïlande).

 

 

Un ERP cohérent pour remplacer un ensemble de logiciels dédiés


Pour gérer les différentes activités de la société, le système informatique comprenait, jusqu'en 2012, un ensemble d'applications tournant sur des serveurs IBM i (AS/400), ce qui impliquait des transferts de données entre les diverses applications voire des ressaisies, sources d'erreurs aggravées par la variété des modes de gestion. En particulier, la gestion des données des revendeurs et celle des données des particuliers étaient assurées par des logiciels différents. Pour chaque nouveau besoin, comme les nouveaux canaux numériques de distribution, il fallait mettre en place un nouveau logiciel, ce qui compliquait encore un peu plus le système. Ce mode de travail était arrivé à une impasse.

 

La société PSAI, qui épaule OBUT pour son SI depuis 20 ans, a conseillé de remplacer le système existant par un ERP, afin de disposer d'un outil global gérant l'ensemble des activités dans une base de données commune. En l'occurrence, elle a proposé l'ERP WaveSoft, qu'elle distribue et intègre.

 

"Nous avons rencontré d'autres clients de WaveSoft, explique Pierre Souvignet, président d'OBUT. L'éditeur s'est impliqué directement : il nous a rendu visite en soutien de l'intégrateur et a écouté attentivement nos remarques. Nous nous posions des questions suite à la difficulté de mise en œuvre d'ERP par des entreprises de la région."

Rassuré par la pertinence de cette solution en termes de fonctionnalités et de budget, OBUT a signé un contrat avec PSAI pour la mise en place de WaveSoft. Le projet a démarré en janvier 2012 et le démarrage de l'application s'est effectué en mars 2013. Trois personnes de PSAI ont été impliquées dans le développement de l'application, Philippe Souveton, directeur de PSAI assurant la supervision et intervenant en complément quand c'était nécessaire. Éliane Courtinel, responsable informatique, a assuré le suivi du côté d'OBUT.

 

PSAI a commencé par analyser les flux de l'entreprise puis a établi le planning et défini les rôles et les intervenants. L'analyse de validation d'adéquation a consisté à définir le périmètre fonctionnel et les processus cibles ainsi qu'à analyser les données existantes pour déterminer le périmètre de reprise des données : dans une logique de projet raisonnable, celle-ci n'a concerné que trois ans d'historique. Puis l'intégrateur a procédé au paramétrage, à l'adaptation et la personnalisation du SI en fonction des besoins de l'entreprise.

 

PSAI a accompagné OBUT dans la prise en main de l'ERP. Le déploiement du SI s'est accompagné de la formation des utilisateurs clefs, représentant chaque domaine. Après des tests et un démarrage à blanc a eu lieu la formation des utilisateurs finaux. Le démarrage effectif a consisté en un basculement vers la nouvelle base de données et la mise en œuvre des fonctions de base : gestion commerciale, comptabilité, immobilisations, décisionnel, gestion de la relation client, terminaux point de vente. Pour la gestion de production, la société a procédé par étapes et le projet est toujours en cours, piloté par un jeune ingénieur embauché à la suite d'un stage.

 

Après la recette définitive, l'intégrateur a continué à assurer le support de l'application. "Notre objectif était de tenir la main des utilisateurs jusqu'à leur autonomie complète, explique Philippe Souveton, directeur de PSAI. C'est un projet d'entreprise plus qu'un projet informatique avec la prise en compte de tous les domaines depuis les boutiques et les camions de vente jusqu'à la production, qui n'était pas intégrée jusqu'ici, et la logistique."

 

 

Des modules complémentaires pour répondre à des besoins spécifiques


En plus des modules standards de WaveSoft, PSAI termine la mise en place de deux modules qu'il a développés au-dessus de l'ERP, et qui échangent leurs données avec lui. Kheops packing est un outil de gestion d'entrepôt qui gère les réceptions, les transferts internes, la préparation de commandes et les inventaires. L'opérateur dispose de terminaux radio sous forme de "pistolets" qui lisent les codes-barres des produits et des colis. Après validation des colis, les informations sont transmises au logiciel de gestion des transports Logtimum, qui génère les étiquettes en fonction du transporteur choisi.

 

Kheops Shop est un site Internet BtoB interfacé avec l'ERP WaveSoft. Destiné au commerce en ligne, il permet aux revendeurs spécialisés de passer leurs commandes : une fois identifiés, ils accèdent au catalogue et bénéficient des tarifs et des remises auxquels ils ont droit. Les documents sont édités automatiquement. Les tests avec des clients pilotes auront lieu prochainement pour un démarrage effectif prévu pour le 1er janvier 2015.

 

"Nous avons des relations proches avec l'éditeur, assure Philippe Souveton. Tout ce que nous avons fait a été validé par WaveSoft."

 

 

Le bilan du nouveau système


Le budget du projet de refonte du système d'information s'est élevé à 250 000 €, comprenant les prestations, les licences et l'infrastructure, c'est-à-dire les serveurs Windows.

 

Grâce au module décisionnel de WaveSoft, la direction a une meilleure vision de ses activités. "Auparavant, nous prenions nos décisions au doigt mouillé, reconnaît Pierre Souvignet. Aujourd'hui, il ne s'agit pas de revenir sur le passé mais d'avancer et de savoir plus vite, grâce au décisionnel, si une activité fonctionne bien ou pas et donc de réagir plus vite, ce qui a été le cas pour les boutiques par exemple." Il permet aussi de supprimer des zones d'ombre.

 

Par ailleurs, le module de CRM de WaveSoft a été une nouveauté chez OBUT, ce qui a permis d'améliorer la gestion des prospects et des clients, le marketing et la gestion des campagnes, grâce à la suppression des diverses feuilles Excel.

 

Avec 8 000 clients/revendeurs et 250 000 clients particuliers, dont beaucoup de nouveaux clients, la gestion des stocks devient cruciale. Grâce la nouvelle application, tous les stocks sont gérés de la même façon et sont au même endroit. "Nous avons aussi la vision du stock en boutique et celle du camion sur un événement et on sait immédiatement ce qu'il a vendu. Le stock est connu en permanence", se félicite le président.

 

Une autre conséquence de la mise en place de WaveSoft est une meilleure visibilité sur l'organisation de la société. Alors qu'en 2013 OBUT a employé 15 intérimaires et CDD, il n'y en a plus que 3 en 2014. En effet, jusqu'ici, les besoins s'exprimaient dans l'urgence et ils étaient mal définis. La montée en puissance de l'application WaveSoft a permis de mieux définir l'organisation : "grâce à une définition précise des postes, il devient possible de programmer des embauches définitives en CDI, ce qui a été le cas, en particulier, pour des employés en CDD ou intérimaires, déjà sur place, qui connaissaient la société", conclut Pierre Souvignet.

 

Article de René Beretz

 


 

Article disponible sur ERP-INFOS

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