Créée en 2003 par Laurette Vorberger et son associé et époux, la société Prod’Hyge commercialise des produits et du matériel d’entretien destinés aux professionnels du domaine du nettoyage. Elle compte près de 500 clients dont 150 récurrents (qui commandent 2 à 3 fois par mois) qui sont principalement des entreprises de propreté et des collectivités locales et administrations (mairies, écoles, etc.). Le site marchand et ses quelque 2500 références produits (parmi les 3000 gérés par la société) est principalement utilisé par la clientèle nationale et interfacé avec l’ERP Wavesoft déployé depuis 2020 par la société EPI et Didier Lechner, partenaire Wavesoft. Depuis la mise en place de l’ERP qui s’est accompagnée d’un haut niveau de personnalisation, Laurette a pu constater des gains de temps conséquents, une meilleure collaboration entre les équipes et plus de fluidité au quotidien. Retour sur une expérience ERP qui a tenu toutes ses promesses.
« La grande maniabilité de notre ERP permet un accès à la donnée très simple et pour tous. Nous apprécions de travailler en mode collaboratif et d’accéder à toutes les données dans un environnement personnalisé et intuitif. Nous avons gagné en fluidité et en qualité de suivi client et pouvons mieux piloter notre activité. »
Le projet PROD'HYGE en quelques chiffres
Carte d'identité de PROD'HYGE
Secteur d'activité : Commercialisation de produits et matériel d’entretien
Effectif : 11 collaborateurs
CA : 1,9 millions d’euros de CA en 2024
Site Internet : ww.prodhyge.fr
Modules Wavesoft déployés :
Wavesoft CRM : 2 licences
Wavesoft Gestion Commerciale : 10 licences
Wavesoft Comptabilité : 1 licence
Wavesoft Point de vente : 1 licence
Wavesoft Automate de transfert : 1 licence
Les enjeux du projet
L’entreprise qui a pignon sur rue dans la région gère une clientèle locale en compte et des clients nationaux via son site web. Une partie des clients récupère sa marchandise au dépôt très tôt (souvent les entreprises de propreté) et une autre partie des clients est livrée.
Comme l’explique Laurette,
« Il existe une grosse concurrence sur ce marché et la maîtrise de la logistique est un point clé de la satisfaction client. Nous nous positionnons comme des challengers et le fonctionnement de la logistique est primordial ainsi que la fluidité entre les services. »
Avant 2020, l’entreprise était équipée avec une solution du marché qui avait montré ses limites en particulier en termes de personnalisation de la solution. La solution était perçue par l’équipe comme trop généraliste et peu adaptée aux spécificités du métier de Prod’Hyge.
« Nous étions plusieurs à utiliser le logiciel et chacun avec des fonctions différentes. Je souhaitais pouvoir offrir aux différentes équipes logistiques, commerciales, techniques, administratives la possibilité de travailler sur le même outil tout en personnalisant l’interface et les fonctionnalités au poste et à la fonction. »
Le besoin était clair : disposer d’une solution reconnue et capable d’être personnalisé selon le métier et l’organisation de l’entreprise.
Optimiser la gestion de 3000 articles en stock
Autre enjeu pour Laurette : la gestion de ses stocks qu’elle ne parvient à piloter correctement par manque de flexibilité de son ERP. Ce ne sont pas moins de 3000 références en stock (dont 2500 sur le site web) qu’elle suit difficilement.
« Notre plus gros problème était la gestion des stocks qui paraissait insoluble avec notre ancienne solution. Nous souhaitions mettre en place des processus automatisés et fiables pour mieux gérer le stock et intégrer nos contraintes de suivi des stocks, de la réception, des retours et des reliquats. »
Dans ce métier, il arrive fréquemment que les quantités de produits commandées ne soient pas celles livrées et la gestion des reliquats et autres erreurs devenaient assez pesantes.
En outre, le site e-commerce, géré indépendamment, sans lien avec les stocks réels de l’ERP, devenait chronophage.
En 2020, Laurette se met en quête d’une nouvelle solution pour gérer sa gestion commerciale, son CRM, sa comptabilité et l’ADV de son site e-commerce – la paie n’était pas concernée car externalisée. Le bouche à oreille faisant bien les choses, elle entre en contact avec Didier Lechner, dirigeant de la société EPI et Partenaire Expert de la solution Wavesoft sur sa région. Elle réalise une consultation et choisit rapidement l’ERP Wavesoft :
« Quand nous avons a eu l’opportunité de changer, nous n’avons pas hésité longtemps pour choisir la solution Wavesoft car nous avons compris que l’ERP allait mieux correspondre à nos besoins. Nous pouvions l’adapter à notre métier et disposer de fonctionnalités personnalisées. Cela a fait la différence. »
Les bénéfices du projet
Lorsque Didier déploie la solution, c’est toute la façon de travailler de l’équipe qui va évoluer, leur permettant ainsi de gagner en visibilité, en fluidité et en efficacité au quotidien.
Le périmètre a été élargi et à présent toute l’équipe utilise le produit.
Une connexion en temps réel entre l’ERP et avec le site e-commerce a également été mise en place permettant ainsi de gérer dans un même back office des ventes multicanales (en compte et en ligne).
La fluidité apportée par l’ergonomie de l’ERP fait l’unanimité
Quand on demande à Laurette ce qui a changé depuis Wavesoft, elle répond immédiatement : « La fluidité de l’utilisation de notre ERP ». Une grande partie des processus était encore manuelle avant l’arrivée de Wavesoft. Aussi, Didier a travaillé avec les équipes pour standardiser les traitements de la gestion des stocks jusqu’à la facturation avec des alertes et des automatismes.
« Nous avons pu intégrer des automatismes sur les commandes clients en comptes et les commandes internet pour voir immédiatement les priorités de traitement. Nous avons gagné beaucoup d’aisance et de fluidité dans le travail. Le suivi et la gestion des comptes clients sont également beaucoup plus simples. Plus besoin de demander aux autres en cas de litige ou de problème, les données sont là et accessibles. »
Autre point clé qui a participé à donner plus de fluidité et d’efficacité au quotidien de tous : la possibilité, pour chaque utilisateur, de disposer d’une interface adaptée à son poste et à ses envies.
En fonction de l’activité et de l’utilisation de chacun, les équipes ont choisi comment interagir avec la solution et ont défini la présentation de chacune des pièces en s’appuyant sur les standards livrés avec l’ERP, que Didier a adaptés.
« En termes d’ergonomie, nous sommes plus que satisfaits. C’est très facile d’accéder aux fonctions et aux données, quel que soit le module. Par exemple, quand je travaille dans la compta, je retrouve facilement une facture mais aussi toutes les pièces du client qui sont en lien. »
Grâce à un accès sécurisé à l’information, le suivi client n’est plus un sujet
Avant Wavesoft, peu de données et de traitements étaient partagés. Depuis la mise en place de l’ERP et de sa base unique, tout le monde a accès à l’information, selon ses droits.
Cela se traduit en particulier dans la gestion de la relation client, beaucoup plus simple et lisible qu’avec l’ancien outil de gestion. Tout est stocké et centralisé dans la fiche client et les tâches d’emailings totalement intégrées dans l’ERP.
« Nous sommes 4 à utiliser le CRM – mon associé, les 2 commerciaux et moi-même – pour faire les offres et les opérations de communication. A présent nos mailings sont réalisés à partir du CRM et toutes les actions commerciales sont tracées dans l’outil. Dans chaque fiche, il est possible de connaître l’information et les échanges qu’il a eus avec nous. C’est une autre façon de travailler, bien plus professionnelle. »
Au fil de l’utilisation de la solution, Laurette a aussi constaté que ses collaborateurs la sollicitent moins grâce à cette traçabilité et cet accès simplifié à la data.
« Nous avons constaté un grand gain de temps dans la façon de travailler en partie, parce qu’aujourd’hui, je communique plus facilement avec les équipes et que j’ai accès aux données. Non seulement je ne fais plus d’erreurs en relançant un client qui a déjà payé mais je suis également moins sollicitée car mon collaborateur peut régler le litige tout seul. »
Sans compter que les commerciaux se connectent à distance grâce à une connexion en VPN et un accès wifi. Le constat est clair : il n’y a quasiment plus de communication intempestive grâce à l’outil qui permet de saisir et consulter les données de façon autonome pour tous.
La part du site e-commerce dans les ventes a été multiplié par 2,5 depuis sa synchronisation avec l’ERP
Lors du déploiement, Didier a travaillé avec Laurette pour synchroniser en temps réel le site e-commerce avec le back office de Wavesoft et gérer dans un seul outil toutes les ventes, quel que soit leur canal d’origine. Cela a été rendu possible grâce au savoir-faire de Didier et au connecteur de notre partenaire AtooNext qui permet une synchronisation des sites Prestashop à Wavesoft.
« Avant que le site marchand ne soit relié à l’ERP, tout était fait à la main. Quand les commandes arrivaient, il fallait vérifier le stock avec parfois des décalages. A présent, en cas de rupture de stock, le site e-commerce se met à jour et des alertes sont déclenchées pour le réapprovisionnement de l’article. Depuis la synchronisation, la part des ventes en ligne est passée de 5% à 12%. »
Plus de temps pour piloter et analyser l’activité
Remontées d’alertes et gestion des seuils, génération de la commande auprès du fournisseur, automatisation des processus, centralisation de la donnée… Laurette peut à présent consacrer plus de temps au pilotage de son activité et suivre ses indicateurs très simplement.
« Avant Wavesoft, nous ne suivions pas beaucoup nos statistiques de vente. Nous avons embauché une chargée d’affaires qui commence un peu plus à suivre des indicateurs permettant de mesurer le ROI des actions commerciales et en vérifier l’efficacité. »
Un partenaire Wavesoft ultra réactif qui trouve toujours une solution
Les relations avec l’expert Wavesoft sont au beau fixe car Didier a toujours su être présent aux côtés de son client pour répondre à ses attentes, comme l’explique Laurette :
« Nos relations avec Didier sont de très très bonne qualité. Il est très réactif et ce que j’apprécie c’est qu’il trouve toujours des solutions à nos demandes ! Toutes les demandes que nous lui avons soumises ont été mises en œuvre ! Didier a toujours été disponible pour répondre à nos demandes personnalisées. »
Laurette en a conscience : elle dispose des outils et des données, elle peut à présent monter d’un cran en termes d’analyse et de mise en œuvre opérationnelle
« Nous avons des données sur la gestion commerciale et disposons déjà de pas mal d’outils pour gérer les données clients fournisseurs et produits. Nous avons des données qui permettent de prendre des décisions de faire des projections, nous pouvons encore aller plus loin. »
A propos d’EPI
Installée à La Wantzenau dans le Bas-Rhin depuis plus de 30 ans, la société EPI (pour Experts Progiciels et Informatique) est spécialisée dans les projets de déploiement de solutions professionnelles de gestion auprès des PME de la région Grand-Est.
Didier Lechner, le fondateur et dirigeant de l’entreprise, a développé une expérience unique - aussi bien dans la compréhension des besoins de ses clients que dans le déploiement et l’adaptation des solutions Wavesoft qu’il distribue depuis 2005 - et il la met au service de ses clients, de belles PME régionales qui apprécient la proximité et l’implication d’EPI dans leurs projets de digitalisation de leurs processus de gestion.
Sacré « Meilleur Consultant Indépendant de France » en 2012 par Wavesoft, Didier Lechner apporte un service complet à ses clients, de l’étude des besoins au déploiement de la solution en passant par la configuration et le paramétrage, l’intégration dans le SI existant, le conseil, la maintenance et la formation.
