Reprise en 1999 par Géraldine Carrière, l’entreprise Couleur Café est un artisan torréfacteur de cafés de spécialité, basé dans le Tarn. La PME familiale, qui compte 14 collaborateurs, torréfie 45 tonnes de café par an et distribue des produits en boutique et en ligne auprès d’une clientèle BtoC et d’une clientèle BtoB en compte. Pour faciliter son quotidien et gagner en efficacité, la direction a fait le choix de l’ERP Wavesoft en 2020. Accompagnée par son intégrateur Benoit Vrigneau d’ABV Consulting, elle dispose à présent d’une solution unique et sur mesure pour gérer ses 2 boutiques et son site e-commerce et répondre aux besoins de tous ses clients - particuliers comme professionnels - quelle que soit la gamme de produits et de services proposée.
Avec Wavesoft, nous avons gagné en fluidité et en efficacité dans nos processus de gestion et avons pu synchroniser tous nos canaux – boutique, e-commerce, clients en compte – dans un même outil, personnalisé par notre intégrateur ABV Consulting. La solution est intuitive et parfaitement adaptée à notre métier.
Le projet Couleur Café en quelques chiffres
Carte d'identité de Couleur Café
Secteur d'activité : Torréfacteur de cafés de spécialités
Effectif : 14 collaborateurs
CA : NC
Site Internet : www.couleurcafe81.fr
Modules Wavesoft déployés :
Wavesoft CRM : 4 licences
Wavesoft Gestion Commerciale : 3 licences
Wavesoft Comptabilité : 1 licence
Wavesoft Point de Vente : 4 licences
Les enjeux du projet
Les cafés torréfiés par Couleur Café sont distribués en BtoC grâce à ses deux boutiques situées à Albi et Castres et sa boutique en ligne. L’entreprise compte également des clients professionnels, entreprises et cafés et restaurants locaux. Les cafés sont sourcés avec soin afin de s’assurer qu’ils respectent les principes du commerce équitable, avec l’objectif de créer des partenariats durables avec les producteurs, comme l’explique Manon Boyer , co gérante en charge des achats et des créations :
« Nous sommes une entreprise familiale - je travaille avec ma mère et mon frère - et nous avons à cœur de développer des cafés de spécialités de haute qualité, qui garantissent à nos clients, particuliers comme professionnels, une approche éco-responsable et RSE. »
L’entreprise a utilisé pendant plusieurs années deux solutions logicielles qui ne communiquaient pas et qui laissaient une trop large place aux procédures manuelles. L’outil ayant atteint ses limites, le manque d’intuitivité et de flexibilité des produits commençait à peser sur la productivité des équipes. En 2020, La direction saute le pas et se met en quête d’un nouveau logiciel capable de gérer l’ensemble de ses canaux de vente sur une seule solution logicielle. Des clients BtoB et BtoC en boutique, des clients en compte, un site e-commerce… Il est temps de simplifier le quotidien des équipes avec une solution unique.
Si l’entreprise cherche au départ une solution de restauration, elle va finalement choisir l’ERP Wavesoft, conseillée par son partenaire Benoît Vrigneau de la société ABV Consulting. Le point fort ? Gérer les différents canaux de vente de Couleur Café à partir d’une solution logicielle unique.
Dans nos boutiques nous vendons notre café et des accessoires dédiés à l’univers du café ainsi que de l’épicerie fine. Nous avons également développé une activité auprès des professionnels et il devenait urgent de trouver une solution pour gérer de façon centralisée, nos clients particuliers, nos boutiques et nos clients en compte en BtoB.
Benoit Vrigneau propose la solution Wavesoft car elle lui permet de répondre à l’ensemble des critères de Couleur Café : un logiciel unique et complet, avec de la marge de manœuvre pour développer et personnaliser la solution et répondre aux besoins métier de l’entreprise.
Les bénéfices du projet
Le premier bénéfice constaté par Manon est la simplicité, ce qui était l’objectif premier de la mise en place de l’ERP Wavesoft. Les équipes en boutique apprécient la simplicité du logiciel. Avant le déploiement de Wavesoft, Manon et ses équipes ne disposaient pas de gestion des stocks intégrée. Ils devaient tout gérer manuellement avec toutes les conséquences liées aux erreurs et à la perte de temps !
« En boutique, j’ai des retours de mes collaborateurs qui me disent que le logiciel est très agréable à utiliser et facile à prendre en main. Si je devais mettre en avant les avantages de notre ERP je dirais fluidité et gain de temps ! De plus, nous pouvons à présent gérer les stocks en toute simplicité. »
Les factures du site web ne sont plus traitées à part et font partie du processus comme le reste des transactions. De plus, tous les produits peuvent être gérés avec les mêmes processus, que ce soit du service, des produits périssables ou des machines. Les cartes de fidélité sont également gérées avec la solution Wavesoft et en boutique, les clients professionnels ont accès à leurs conditions tarifaires.
« À présent, tout est automatisé et centralisé. Nos commerciaux ont accès au CRM en mobilité avec le mode nomade sur tablette. La gestion est plutôt utilisée par ma mère, mon frère et moi et en boutique tout le monde utilise le TPV. Nous apprécions tous la simplicité d’utilisation de la solution.»
Un seul outil pour piloter tous les canaux de vente !
Le déploiement s’est fait au fil de l’eau avec tout d’abord les TPV et la gestion commerciale, puis le CRM et enfin la synchronisation avec le site marchand en 2024. À présent, tous les canaux de vente offline et online sont pilotés avec Wavesoft.
« Avec Wavesoft nous gérons aussi bien la vente en boutique - produits d’épicerie, machines, consommations du coffee shop – que les clients en compte ou les ventes de café effectuées sur notre site marchand. »
Non seulement le travail quotidien est plus fluide, mais Manon a également gagné en visibilité sur son activité commerciale grâce aux systèmes de reporting. Elle dispose d’un suivi en temps réel qu’elle apprécie particulièrement :
« Wavesoft est très bien fait et j’ai accès aux statistiques de façon simple et globale sur le CA et les passages en caisses. Je peux voir la répartition par boutique, par type de client, par gamme, etc. »
Synchroniser, au sein de l’ERP Wavesoft et du site e-commerce, les comptes des particuliers, des revendeurs et des clients BtoB
Avec le temps une autre problématique était apparue : la gestion du site e-commerce. La possibilité de synchroniser l’ERP et le site marchand pour gagner du temps et de la fiabilité lors des saisies de commandes et de la gestion des stocks a été envisagée.
« Nous avons effectué la refonte de notre site e-commerce sous WooCommerce et par la même occasion, nous avons souhaité l’interfacer avec notre ERP afin de supprimer les problématiques de gestion de stocks manuelle. »
La solution ? Un connecteur AtooNext permettant de synchroniser ERP et boutique en ligne sous WooCommerce dont la création et la mise en ligne a été gérée de A à Z par Pierre Farenc et Mickael Gris (associé de Benoit Vrigneau sur la société POTT’OC).
La spécificité du site est qu’il dispose également d’un accès pour les professionnels. Une fois inscrits sur le site, ils ont accès à leurs gammes de cafés, leur type de conditionnement et à leur grille tarifaire saisis dans l’ERP.
Pour mener à bien le projet, il a fallu effectuer un travail de paramétrage et de développement pour gérer la synchronisation des grilles tarifaires et répondre aux besoins de clients BtoB, de revendeurs et de particuliers. Un challenge relevé d’une main de maître par Benoît Vrigneau !
« Le challenge était de répondre aux spécificités de chacun de nos clients : les revendeurs, ceux qui achètent en vrac et ceux qui achètent des cafés conditionnés, les entreprises ou cafés-restaurants géré en compte et le client particulier... Benoît a réussi à tout gérer et à tout faire fonctionner. »
La fiabilité d’un ERP et la compétence d’un expert Wavesoft
Aujourd’hui, la solution Wavesoft répond aux besoins de l’entreprise et une réelle confiance s’est développée entre Benoit et les équipes de Couleur Café :
« Benoît est très fort pour arriver à faire remonter plein de données entre les différents outils et pour personnaliser la solution. Si on lui soumet une problématique fonctionnelle sur Wavesoft, il la résout tout de suite et avec efficacité. »
Manon est convaincue qu’elle n’est qu’au début de l’utilisation de la solution et elle est confortée dans son choix par le fait que la solution permet d’envisager de nouvelles fonctionnalités encore plus puissantes :
« Nous avons encore une grande marge de progression car je sais que nous pouvons gérer les numéros de lots sur les machines en stock, les automatismes avec la transformation des documents, la DLC sur les produits périssables. Nous ne sommes pas bridés ! »
A propos d’ABV Consulting
Implantée à Saix (81) et créée en 2023, ABV Consulting bénéficie de l’expertise de son dirigeant, consultant certifié Wavesoft depuis 2017 qui conseille les PME et déploie des solutions professionnelles de gestion depuis 2014. L’entreprise propose des produits adaptés à leurs besoins afin de leur fournir des solutions de qualité avec une spécialisation forte dans le domaine de l’informatique de gestion et plus spécifiquement l’ERP Wavesoft. Elle accompagne ses clients de A à Z sur les sujets de la digitalisation de leur gestion : audits et conseils, installation et matériel associés à l’informatique de gestion (serveurs, ordinateurs, tablettes, douchettes, etc.), sites e-commerce, paramétrage et formation des équipes et bien sûr support et maintenance.
