Meating Food Group est un groupe de négoce international spécialisé dans l'approvisionnement en produits carnés (volaille, porc, bœuf), frais et surgelés. Implanté tout d’abord en Espagne en 2001 puis en France où il a installé son siège depuis 2004, le groupe a depuis élargi son offre à une large gamme de produits alimentaires surgelés (poissons et produits de la mer, légumes, frites, boulangerie, produits laitiers), pour répondre aux besoins de ses clients grossistes, industriels et restaurateurs à l'échelle européenne et internationale.
« Wavesoft nous a permis de mieux structurer l’activité et les flux. Nous avons multiplié notre chiffre d'affaires par 2,7 sans modifier notre organisation. Nous sommes, à présent, en capacité de traiter trois fois plus de volume qu'avant, à périmètre égal, ce que nous n’aurions pas pu réussir avec l’ancien système. Le tout en toute confiance et sécurité. »
Le projet Meating Food Group en quelques chiffres
Carte d'identité de Meating Foud Group
Secteur d'activité : Négoce agroalimentaire international
Effectif : 126 collaborateurs, dont 20 commerciaux et agents
CA : 67 millions d'euros
Site Internet : www.meating-group.com
Modules Wavesoft déployés :
Wavesoft CRM : 1 licence
Wavesoft Gestion Commerciale : 32 licences
Wavesoft Comptabilité : 3 licences
Wavesoft MyReport Inside : 1 licence
Wavesoft Automate de transfert : 1 licence
Les enjeux du projet
Basé à Challans, en Vendée, le groupe s'appuie sur des implantations en France, en Espagne et au Royaume-Uni, complétées par des agents indépendants en Pologne et en République tchèque, qui lui permettent de sécuriser un approvisionnement de qualité au plus près des bassins de production européens. Le groupe est dirigé par Olivier Ducept, président fondateur, qui pilote également la stratégie informatique de l'ensemble des structures.
Si le cœur de métier historique du groupe reste le négoce de viandes en gros à destination de l'industrie agroalimentaire européenne - achat auprès d'abattoirs et de salles de découpe, revente à des transformateurs et à des salaisonniers -, Meating Food Group a progressivement diversifié son activité, notamment vers l'export de produits surgelés à destination de marchés plus lointains (Afrique, zone Pacifique). Pur négociant, le groupe n'exerce aucune activité de transformation ni de transport : il achète, revend, et orchestre la chaîne documentaire et logistique de bout en bout. Son système d’information est un point critère de son organisation et de sa rentabilité dans un métier très concurrentiel et où les marges sont relativement faibles.
Anticiper plutôt que subir : sortir d'une base de données fragile et saturée
Avant d’utiliser l’ERP Wavesoft, Meating Food Group gérait son activité avec une base de données Access développée en interne par Olivier Ducept lui-même. Fonctionnelle mais considérée comme fragile par son concepteur, cette base a montré ses limites à mesure que le groupe se structurait : la décision de migrer vers un ERP a été prise en 2012, au moment où le groupe, jusque-là organisé autour d'une société espagnole et d'une société française, s'apprêtait à ouvrir une filiale anglaise et à se structurer comme un véritable groupe, comme l’explique Olivier.
« Le risque était de se retrouver avec trois sociétés sur la base de données Access, qui était déjà saturée. Non seulement nous la sollicitions beaucoup et devions réduire les risques, mais nous avons aussi voulu anticiper les nouvelles réglementations en matière de facturation normée, avec l'abandon programmé de la facture PDF ou Excel. Nous avons fait le choix d’anticiper plutôt que de subir. »
Une vision par affaire et une base de données ouverte : les critères qui ont fait pencher la balance vers Wavesoft
Au moment du choix de l'ERP, Olivier Ducept identifie un critère décisif : la capacité à rattacher les pièces d'achat aux pièces de vente au sein d'une même affaire, pour disposer d'une vision analytique par dossier commercial. Le tout de façon fluide, logique et surtout ouverte. Cette logique de gestion par affaire, peu répandue dans les solutions de gestion observées à l'époque, est l'élément qui a orienté le choix vers Wavesoft.
« Nous avions 2 critères importants : pouvoir disposer d’une vision analytique par affaire et nous appuyer sur une base de données stable, robuste et ouverte. »
Avec le recul, ces deux derniers atouts se sont révélés structurants avec une réduction des incidents IT et l’exploitation intensive de l'ouverture de la base SQL pour construire des outils complémentaires.
Un projet en deux temps au rythme de l’évolution du périmètre du groupe
Le déploiement de la solution s'est fait en deux temps. Cinq sociétés du groupe ont été équipées simultanément dès le démarrage du projet avec les modules Gestion Commerciale et Comptabilité. Deux autres sociétés ont été intégrées au fil des acquisitions réalisées par le groupe, portant à sept le nombre de dossiers Wavesoft aujourd'hui actifs.
Chaque société présente des spécificités prises en compte dans le paramétrage.
Par exemple, l’ERP de la filiale anglaise du groupe, dont la devise de référence est la livre sterling, a été paramétré pour tenir la comptabilité en euros, avec une mise à jour mensuelle de la contre-valeur des écritures sur la base du taux de référence de l'administration fiscale britannique (HMRC).
L'enjeu le plus important concerne la traçabilité et la conformité règlementaire pour la dernière société intégrée au groupe, rachetée en 2023 et spécialisée dans le négoce de bœuf frais. Cette activité comporte de grandes exigences dont une traçabilité renforcée et incontournable : chaque réception fournisseur doit faire l'objet d'un enregistrement par lot et l'ensemble des informations de traçabilité doit être restitué dans la ligne produit sur tous les documents de vente :
« Il faut que les marchandises achetées soient tracées par lot dès la réception fournisseur et que ces informations soient indiquées dans la ligne produit sur tous les documents de vente. Nous avons donc ajouté des champs et un traitement automatisé sur les lots pour nous permettre d’être en conformité avec la réglementation du secteur et réduire les risques d’erreurs. »
Une solution souple pour répondre aux spécificités de chaque société
Pour répondre à ce besoin, Meating Food Group a fait évoluer le paramétrage de Wavesoft afin de gérer l'éclatement des lots, le calcul des frais de stockage et de livraison rattachés et la mise à jour automatique des valeurs associées. Une intégration EDI avec le prestataire logistique en charge du stockage est aujourd'hui en cours de déploiement avec, pour objectif, d’automatiser la réception des bons de livraison fournisseurs (actuellement traitée manuellement à partir de fichiers PDF pouvant comporter jusqu'à une trentaine de lignes de produits) ainsi que l'édition des bons de sortie clients.
À présent, toute l'entreprise, à savoir l'ensemble des sociétés du groupe, en France comme à l'étranger, travaille avec la solution Wavesoft, sur sept dossiers avec le choix d’une organisation en multi-société indépendante, et non en multi-établissement. En effet, cette organisation a été jugée trop contraignante pour gérer les problématiques de TVA et de devises propres à chaque pays, dans le cas d’un groupe international tel que Meating Food.
Les bénéfices du projet
Une capacité à absorber une croissance multipliée par 2,7 tout en respectant les marges
Premier bénéfice mis en avant par Olivier Ducept : la capacité de la société à absorber une croissance forte sans avoir eu besoin de renforcer ses équipes administratives. Le groupe est passé de 25 millions d'euros à 67 millions d'euros de chiffre d'affaires en très peu de temps, sans augmentation de la masse salariale dédiée à l'administratif.
« Wavesoft nous a permis de structurer notre travail quotidien. Nous sommes passés de 25 à 67 millions d'euros de chiffre d'affaires avec la même organisation. Nous traitons presque trois fois plus de volume, à périmètre égal, grâce au nouveau système. »
Cette capacité de traitement est d'autant plus stratégique que l'activité de négoce repose sur des marges brutes moyennes comprises entre 5 et 7 %, ce qui impose une vigilance permanente et des outils de gestion précis et fiables afin de sécuriser la rentabilité face à des marges très faibles.
Une sécurité et une visibilité comptable au quotidien
Un autre point très important depuis la mise en place de Wavesoft : la sérénité ! Olivier nous le confirme, les utilisateurs ont confiance dans l’ERP Wavesoft et sa base de données très robuste.
« Wavesoft nous apporte un sentiment de sécurité global. Nous avons une vision précise et instantanée de ce que nous faisons en comptabilité. C'est un outil qui, une fois maîtrisé, est très simple à utiliser et surtout très fiable : un plantage avec Wavesoft, cela n'arrive pas. La base de données est très fiable et nous pouvons l’exploiter à fond sans risque. »
La fiabilité de l'infrastructure s'est également traduite par un gain de confort opérationnel pour les équipes informatiques internes, avec une nette diminution des incidents techniques par rapport à la situation antérieure.
Un système d'information enrichi par des développements complémentaires connectés à Wavesoft
S'appuyant sur l'ouverture de la base SQL de Wavesoft, Olivier a fait développer par Espace Technologie plusieurs briques complémentaires afin d’enrichir encore son système d'information sans le complexifier pour les utilisateurs finaux.
En tout premier lieu, il a choisi de faire développer un outil de gestion de la relation client et fournisseur sur mesure. Rebaptisée « Milady », en référence à l'ancienne base « pré-Wavesoft », elle fournit aux commerciaux une vision, en temps réel, des encours clients, des autorisations et de la gestion du risque, selon les critères de l’entreprise.
Autre outil devenu indispensable : une GED dédiée à la documentation commerciale, qui classe automatiquement les pièces de vente et d'achat par affaire, par client ou par fournisseur, grâce à la reconnaissance d'objets associés à chaque document envoyé et qui s’appuie sur la solution Therefore interfacée avec Wavesoft.
Une dernière solution a été mise en place grâce à une interface avec Docuware pour mettre en place une solution de dématérialisation des factures fournisseurs connectée à Wavesoft. Ces développements automatisent le rapprochement automatique entre la facture reçue, le bon de réception et la commande, avec un contrôle des montants et des quantités avant comptabilisation et une mise en attente automatique en cas d'écart pour gérer les litiges.
« Ces automatisations sont dimensionnées pour absorber des volumes importants : environ 1000 factures clients et 3000 factures fournisseurs sont traitées chaque mois, ce dernier chiffre s'expliquant par la multiplicité des intervenants que nous avons sur une même opération de négoce (matière première, transport, agents, frais connexes). »
Meating Food Group compte poursuivre encore l'automatisation de sa chaîne documentaire, avec l'objectif de généraliser à terme l'intégration EDI testée avec un premier prestataire dans la logistique à d'autres fournisseurs et d'autres flux, sous réserve des résultats du premier déploiement en cours.
Un partenariat de longue date avec Espace Technologie
Meating Food Group est accompagné depuis 2004 par le partenaire Wavesoft, Espace Technologies, avec lequel le groupe collabore de longue date sur l'ensemble de son système d'information : téléphonie, infrastructure matérielle et déploiements logiciels sont centralisés chez lui, ce qui présente de nombreux avantages pour l’entreprise.
« Nos relations sont excellentes avec notre partenaire Wavesoft. L'intégralité de notre système d'information est géré par l’équipe d’Espace Technologie - téléphonie, hardware, software, etc. Cette centralisation nous simplifie la vie au quotidien. »
Sur le terrain réglementaire comme sur les sujets fonctionnels, Olivier Ducept s'appuie en priorité sur Espace Technologie, tout en restant attentif aux communications de l'éditeur Wavesoft, notamment via les publications de l'entreprise sur LinkedIn.
A propos d’Espace Technologie
Espace Technologie est un intégrateur et partenaire certifié Wavesoft, reconnu pour son expertise dans l’accompagnement des PME sur leurs projets de digitalisation et d’optimisation de gestion.
Fort d’une solide expérience dans l’intégration de solutions ERP, Espace Technologie s’appuie sur la richesse fonctionnelle et l’agilité de la plateforme Wavesoft pour proposer à ses clients des systèmes d’information performants, évolutifs et adaptés à leurs enjeux métier.
Proximité, conseil et accompagnement sur le long terme constituent les piliers de leur approche. De l’audit des besoins à l’installation, en passant par la formation et le support, Espace Technologie place la relation client et la qualité de service au cœur de son engagement.
